Guia ao cidadão

Apostilamento da Haia

O que é

A Apostila da Haia autentica a origem de um documento público brasileiro para uso em outro país participante da Convenção da Haia. Ela confirma a assinatura, a função de quem assinou e, quando houver, o selo ou carimbo do documento.

A apostila não valida o conteúdo do documento e não substitui exigências do país de destino, como tradução, prazo de validade interno ou registro local.

Quando usar

• Certidões de nascimento, casamento e óbito.
• Escrituras, procurações, atas notariais e certidões notariais.
• Documentos judiciais e administrativos.
• Diplomas, históricos e documentos escolares.
• Documentos particulares após reconhecimento de firma.
• Documentos digitais assinados com certificado ICP-Brasil, quando admitidos pelo sistema de apostilamento.

Quando não usar

• Documento destinado a país que não participa da Convenção da Haia; nesse caso pode ser necessária legalização consular.
• Cópia simples sem autenticação.
• Documento ilegível, rasurado ou com suspeita de adulteração.
• Documento particular sem assinatura reconhecida, quando a apostila depender da autenticação da assinatura.

Documentos necessários

Para documentos físicos:

• Documento original ou cópia autenticada apta a apostilamento.
• Documento de identidade e CPF do solicitante.
• Procuração, se o pedido for feito por representante.
• Reconhecimento de firma prévio quando se tratar de documento particular.

Para documentos digitais:

• Arquivo assinado com certificado digital admitido.
• Dados do solicitante.
• Validação da assinatura eletrônica.

Etapas

1. Confirmar se o país de destino participa da Convenção da Haia.
2. Verificar se o documento é apostilável e se precisa de reconhecimento de firma ou autenticação prévia.
3. Apresentar o documento ao cartório ou pela plataforma admitida.
4. O tabelião valida a assinatura ou a origem do documento.
5. A apostila é emitida em papel de segurança ou em formato digital, conforme o caso.
6. O interessado confere a autenticidade pelo QR Code ou pelo sistema indicado na apostila.

Prazos e validade

A apostila em si não expira. O documento apostilado, porém, pode ter prazo de validade próprio exigido pelo órgão ou país de destino.

Atos simples costumam ser feitos rapidamente; documentos complexos ou que dependam de verificação externa podem exigir prazo maior.

Pontos de atenção

• Traduções juramentadas podem precisar de apostila própria.
• A apostila brasileira não altera exigências de tradução no exterior.
• Diplomas e históricos podem depender de prévia confirmação da assinatura da instituição.
• Procuração pública pode ser apostilada diretamente; procuração particular normalmente exige reconhecimento de firma antes.